30/06/2023Le Don en Confiance recrute un.e Office Manager  

Le Don en Confiance recrute un.e office manager en CDD

 

Don en Confiance, organisme à but non lucratif ouvert à toutes les causes d’intérêt général, a été créé en 1989 par de grandes associations et fondations sociales et humanitaires avec la volonté de préserver et développer une relation de confiance avec leurs donateurs. Ayant fondé il y a plus de trente ans une Charte de déontologie, il exerce la mission de contrôle de l’appel à la générosité publique basé sur des principes de transparence, de recherche d’efficacité, de probité et désintéressement, et de respect des donateurs, personnes physiques et morales.

 

Missions de l’office manager

Au sein d’une équipe de 7 salariés, l’office manager est responsable des tâches administratives, et s'assure que le bureau fonctionne de manière efficace et sans problème, de l'accueil des visiteurs, à la programmation de réunions en passant par la gestion des fournitures de bureau.

 

ADMINISTRATION GENERALE ET VIE ASSOCIATIVE

- Organisation des instances

- Préparation des réunions hors site (recherches et réservation de salles en fonction du calendrier annuel, logistique, convocations, accueil, intendance, suivi de la participation…)

- Gestion agenda DG, Président et calendrier général du Don en Confiance

- Gestion des contacts des organisations

- Rédaction courriers

- Enregistrement des courriers entrants et gestion des courriers reçus

- Contact pour les contrats avec les différents prestataires (La Poste, ménage, copieur, informatique, téléphonie et internet…)

 

Projets fin 2023 (pertinent selon durée de la mission)

- Déménagement

- Archivages / dématérialisation

 

ADMINISTRATION COMPTABLE ET FINANCIERE

- Suivi du versement des cotisations annuelles et relances au besoin

- Suivi de la facturation mensuelle pour transmission à la comptabilité

- Suivi notes de frais équipe et bénévoles (réception, vérification…)

 

ADMINISTRATION RH salariés et bénévoles

RH Salariés

- Préparation des variables de paie, suivi des absences et transmission service paie

- Calcul et commande chèques déjeuner

- Médecine du travail : suivi des convocations, déclaration d’embauche, déclaration annuelle, mise à jour dossiers équipe

 

RH Bénévoles

- Envoi de documents aux candidats bénévoles et prise de rendez-vous pour la DG avec les candidats recommandés par Responsable RH des bénévoles

- Création des candidats sur Mfiles

- Gestion des départs et arrivées

 

COMMUNICATION/RELATIONS EXTÉRIEURES en relation avec déléguée à la déontologie

- Réponse aux courriers des donateurs

- Gestion de la boite contacts

- Courrier de réponse aux organisations faisant acte de candidature

- Mise à jour des contacts

 

Profil

- Études en administration commerciale, en communication ou dans un secteur en lien

- Dynamisme, savoir-être, sens de l’organisation, auto-motivation et attention portée aux détails.

 

Rémunération

- Selon profil

 

Lieu de travail

- Paris 13ème

 

Avantages

- Un jour de télétravail par semaine

- TR à 8€ financés à 60%

- 50% Navigo

- Mutuelle et prévoyance

 

Contact

Envoyer votre CV + lettre de motivation à : Rachel Guez, directrice générale - rguez@donenconfiance.org

 

 

Le poste est à pourvoir dès que possible, jusqu’au 4 octobre avec 3 semaines de coupure en août : du 7 au 27.